新冠肺炎在家工作!蕃茄鐘法唐鳳大推

文: 醫學審稿: 姜冠宇醫師
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由於新冠肺炎(COVID-19,全名新型冠狀病毒肺炎,俗稱武漢肺炎)的疫情,持續在全球蔓延且擴大,許多公司開始採取遠距工作(Remote working,RW) ,或在家工作(Working from home,WFH)的方式,避免員工群聚辦公室引發感染,不過對於習慣在辦公室工作的人來說,在自己家裡咖啡廳等場所辦公,可能會面臨如何安排時間,以及專心進入工作狀態的問題。本文將提供5種方式,包括被台灣IT大臣,行政院政務委員唐鳳(Audrey Tang)大推的蕃茄鐘工作法(Pomodoro Technique),可協助您改善工作效率,讓您不會被工作進度追著跑。

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1. 創造適合工作的環境

懶散和無法專注,是許多人在家工作最常遇到的困難,因為我們將「家」視為休息的地方,「在家=放鬆」的觀念烙印在許多上班族心底,想創造除了公司辦公室之外的工作環境,建議這2種方式。

很多人會選擇帶著筆電去咖啡店工作。

a. 選擇家裡以外的工作場域

許多人會選擇咖啡廳或圖書館等地方,作為自己遠距上班的場所,這些場所有其他跟您一樣也在工作、讀書或忙著其他事務的人,有些咖啡廳甚至會貼心地隔出一區,在那區的每個桌上都有插座和檯燈,當您帶著筆電坐下時,馬上就能感受到一股跟家中完全不同的工作氛圍,選擇哪種場所作為辦公地點因人而異,只要能讓自己專心即可。

b. 在家中創造工作場域

部分國家因為新冠肺炎大規模爆發,使得政府不得不下達禁足令,以阻止疫情擴散,在沒有咖啡店可去的情況下,在家工作便勢在必行。首先,最好能夠在家裡隔出一塊工作的區域,一旦進入這個空間裡,就代表您正在工作,若此空間是一個單獨的房間更好,打開門的同時,也會有一種進入辦公室的感覺,讓您更容易進入工作狀態。

如果您是租屋族,沒有多餘的空間也沒關係,您可以試著設立一個開始工作的轉換開關,舉例來說,假如您本身家中有桌電,但在公司主要以筆電辦公,那在家工作時,工作時段您應該只開啟筆電,幫助自己專注在工作內容上,或者如果您平常早上到公司都會先喝一杯咖啡,作為一天工作的開始,那在家裡一樣可以如法炮製,建議您多嘗試找出適合自己的轉換開關,能夠明顯加速自己進入工作狀態。

蕃茄鐘工作法可提升在家工作的效率。

2. 番茄鐘分配時間提高效率

有些人少了辦公室的約束後,在家裡或遠距工作時,難以掌握和安排自己每天的工作進度,可能一下忙家事、整理雜物,甚至被家人叫去採買,想順利在家工作,您應該跟家中其他人溝通,讓他們了解您在家不是休息,而是在工作,避免自己一直受到瑣事干擾,而遲遲無法進入工作狀態。

在安排工作進度方面,建議在早上起床後,先條列出今天的工作事項,並利用最近當紅的番茄鐘工作法,提升工作的專注力。

番茄鐘工作法是在1980年代,由法蘭西斯科∙西里洛(Francesco Cirillo)提出的一種時間管理法,在最近爆紅的唐鳳推薦下,再度引起大家討論,其主要概念是利用計時器,將時間分割成每工作25分鐘,就休息5分鐘的模式,不斷進行,每湊滿4個番茄鐘,也就是工作100分鐘後,可享有15~30分鐘的長休息。

番茄鐘的執行要點為,操作者在25分鐘的工作時間內,必須全神貫注在工作內容,回訊息等雜事則要留到休息時的5分鐘再處理。我們都知道工作思緒被打斷,或同時做兩件事,往往會拖慢工作效率,因此若能做到以上要求,您就有至少25分鐘是可以完全專心在工作上。

不過現實往往沒這麼理想,臨時交辦事項、同事寒暄或接電話等狀況,可能迫使您的番茄鐘中斷,若出現這種情況,不可以將番茄鐘暫停再繼續,只能在忙完其他事務後,重設番茄鐘,再開始新的循環。

在每項工作完成後,您可以在一早列出的工作清單上勾選或刪除,這樣在追蹤今天的工作進度時,便能一目了然。

3. 擺脫在家的懶散感

人是很容易受到環境影響的生物,一個人的性格態度,往往因與其成長環境有關,而在家工作也一樣,如果您在工作的同時,身上還蓋著棉被、穿著睡衣,甚至旁邊還開著手機遊戲,那又如何能保持良好的工作效率呢?

雖然說在家工作不需要穿著正式,但若穿著平常上班的服裝,能讓您更快進入工作狀態,那也是很好的工作轉換開關,或者退而求其次,至少別穿著睡衣工作,這可能會無形地讓您過度放鬆,甚至擺脫不了睡意。

在家工作可利用社群網路與同事溝通。

4. 善用社群軟體聯繫同事

保持工作溝通無礙,是遠距或在家工作很重要的一環,沒有人會希望自己聯絡不到同事,延宕到自己的工作進度。拜科技發展之賜,各種工作常用的通訊軟體如Slack、WhatsApp、LINE等,都能夠協助您與工作夥伴保持聯繫,如果有開會的需要,也可以利用Google Hangouts或Zoom,讓多人遠端視訊開會,或與面試者對談,都不再是問題。

除了公事需求之外,有超過20年遠距工作經驗的唐鳳認為,利用通訊軟體視訊也是排解遠距工作的孤獨感的好方法,她在近日接受媒體訪問時曾表示:「我們就開視訊,一起喝同一批酒,一起社交。」

5. 出門走走可轉換心情

如果您目前不需要居家隔離,則建議您在家工作時,不妨利用午餐或其他時間出門走走,不僅能放鬆心情,也說不定會靈機一動,激發出跟工作相關的創意或想法。人畢竟是群居動物,待在家中工作太久不出門,難免會有強烈的孤獨感襲來,在台灣目前疫情控制良好的狀況下,只要戴上口罩並避免前往人群擁擠的地方,出門透透氣不失為一個好選擇。

不過根據工作性質的不同,有些人可能比較沒有辦法彈性運用時間,在家工作仍需注意是否有開會或溝通需求,再考慮如何安排時間放鬆。

Hello Health Group 並不提供醫療建議、診斷或治療。

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審核日期: 2020-03-25 | 最後修改日期: 2020-04-07

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